Dominican Republic: Grants Associate

At the heart of Pact is the promise of a better tomorrow. A nonprofit international development organization founded in 1971, Pact works on the ground in nearly 40 countries to improve the lives of those who are challenged by poverty and marginalization. We serve these communities because we envision a world where everyone owns their future. To do this, we build systemic solutions in partnership with local organizations, businesses, and governments that create sustainable and resilient communities where those we serve are heard, capable, and vibrant. Pact is a recognized global leader in international development. Our staff have a range of expertise in areas including public health, capacity development, governance and civil society, natural resource management, poverty, fragile states, monitoring and evaluation, small-scale and artisanal mining, microfinance and more. This expertise is combined in Pact’s unique integrated approach, which focuses on systemic changes needed to improve people’s lives.

Department

Grants & Contracts (GRACON) - Pact exists to help create a world where those who are poor and marginalized exercise their voice, build their own solutions, and take ownership of their future. The Agreement Management department contributes to realizing this purpose by: • Supporting Pact’s vision and mission by providing innovative solutions within a compliance-oriented perspective. • Providing timely and accurate risk mitigation-focused support to the organization, with a special emphasis on successful program implementation throughout the business lifecycle for every activity, from pre-positioning, proposal development, prime award negotiation, and implementation through closeout. • Building internal capacity and champion effective knowledge management within our global community of grants and contracts practitioners.

Position Overview

Reporting to the Grants Manager, ACHIEVE DR, the Grants Associate will be responsible for supporting and coordinating grants management and administration to achieve project goals, working with partner organizations of all levels. S / he provides overall leadership and oversight for all aspects of related to management of subgrants. This will require close collaboration with Pact HQ to ensure compliance with Pact and funder guidelines. The Grants Associate will be based out of the project office in Santiago, with frequent field visits to other project-supported sites in Puerto Plata and Valverde/Mao.

Pact busca un Adjunto de Subvenciones para el programa Huérfanos y Niños Vulnerables (OVC por sus siglas en inglés) de ACHIEVE República Dominicana. ACHIEVE es un acuerdo de cooperación mundial de cinco años financiado por la USAID con el doble objetivo de lograr y mantener el control de la epidemia del VIH entre las mujeres embarazadas y lactantes (PBF por sus siglas en inglés), los lactantes, los niños y los jóvenes en situación de riesgo y de difícil acceso, así como de mitigar el impacto del VIH/SIDA y prevenir la transmisión del VIH entre estas poblaciones; y apoyar la transición de la financiación principal y la ejecución a socios locales capacitados a fin de cumplir con el objetivo del PEPFAR de destinar el 70% de la financiación a socios locales.

El programa OVC en la República Dominicana brindará apoyo específico a personas de ascendencia haitiana y sus familias para abordar las barreras a la atención y facilitar el acceso a servicios complementarios clave y fortalecerá la capacidad de los socios implementadores locales para diseñar, implementar y hacer el seguimiento de los servicios recibidos de acuerdo con los requisitos del PEPFAR.

El Adjunto de Subvenciones depende del Director de Subvenciones de ACHIEVE RD, y será responsable de apoyar y coordinar la gestión y administración de subvenciones para lograr los objetivos del proyecto, trabajando con organizaciones asociadas de todos los niveles. Él/ella proporciona liderazgo general y supervisión para todos los aspectos relacionados con la gestión de subvenciones. Esto requerirá una estrecha colaboración con la sede central de Pact para garantizar el cumplimiento de las directrices de Pact y de los financiadores. El Adjunto de Subvenciones estará ubicado fuera de la oficina del proyecto en Santiago, con frecuentes visitas de campo a otros sitios apoyados por el proyecto en Puerto Plata y Valverde/Mao.

Key Responsibilities

• Assist with development of contract documents in compliance with funder requirements, using Pact standard templates and working closely with Pact HQ Agreement Management to execute quality subawards.
• Administer the full cycle of subaward management activities, from planning through selection, pre-award assessment, negotiation, monitoring / compliance visits, and closeout.
• Coordinate the approval of agreements, amendments, cost extensions, and no-cost extensions.
• Use Pact’s subaward management system (Salesforce) and accounting system (Serenic Navigator) for subaward issuance and management. Ensure that all required documentation is available and stored as per Pact policy.
• Assist with budget management of project’s subaward pool and ensuring accurate and timely disbursement and liquidation of subaward expenses.
• Assist with timely training of subgrantees, contractors, and Pact staff to understand and comply fully with funder requirements. Support the development of training materials and carry out regular trainings with partners.
• Support the maintenance of office systems for grants including maintenance of reporting calendars and contribute to regular reports provided to Pact headquarters or to the funder as required.
• Support closeout of awards, including preparation of final inventories, property disposition, etc.
• Work with project staff to ensure that implementation of grants and contracts follows donor requirements.

• Promptly identify and advise the Grants Manager and Project Director on areas of concern with regards to grant management or compliance related issues.

• Ayudar en el desarrollo de los documentos del contrato de acuerdo con los requisitos de los financiadores, utilizando las plantillas estándar de Pact y trabajando en estrecha colaboración con Gestión de Acuerdos de la sede central de Pact para ejecutar subadjudicaciones de calidad.

• Administrar el ciclo completo de las actividades de gestión de subadjudicaciones, desde la planificación hasta la selección, la evaluación previa a la adjudicación, la negociación, las visitas de monitoreo/cumplimiento y el cierre.

• Coordinar la aprobación de acuerdos, enmiendas, extensiones de costos y extensiones sin costo.

• Utilizar el sistema de gestión de subadjudicaciones de Pact (Salesforce) y el sistema de contabilidad (Serenic Navigator) para la emisión y gestión de subadjudicaciones. Garantizar que toda la documentación requerida esté disponible y almacenada según la política de Pact.

• Ayudar en la gestión del presupuesto del fondo de subadjudicaciones del proyecto y garantizar el desembolso y la liquidación precisos y oportunos de los gastos de las subadjudicaciones.

• Asistir en la capacitación oportuna de subcontratistas, contratistas y personal de Pact para que comprendan y cumplan plenamente con los requisitos de la entidad financiadora. Apoyar el desarrollo de materiales de capacitación y realizar capacitaciones periódicas con socios.

• Apoyar el mantenimiento de los sistemas de oficina para las subvenciones, incluido el mantenimiento de los calendarios de presentación de informes, y contribuir a la presentación de informes periódicos a la sede central de Pact o a la entidad financiadora, según sea necesario.

• Apoyar el cierre de adjudicaciones, incluyendo la preparación de inventarios finales, disposición de propiedades, etc.

• Trabajar con el personal del proyecto para garantizar que la implementación de las subvenciones y los contratos se ajuste a los requisitos de los donantes.

• Identificar y asesorar con prontitud al Gerente de Subvenciones y al Director del Proyecto sobre las áreas de preocupación con respecto a la gestión de subvenciones o cuestiones relacionadas con el cumplimiento.

Basic Requirements

• Undergraduate degree and at least three years of relevant experience
• Mandatory proficiency in written and spoken Spanish and functional proficiency in English
• A demonstrated track record of successfully working with civil society organizations in a role administering or supporting the management of grants
• Experience assessing the responsibility and grant-worthiness of organizations through financial statements, audits, and other documentation presented in a proposal or in support of an award
• Experience drafting and managing performance-based subawards

• Knowledge of USAID and other funder rules and regulations as related to subgrants, procurement, compliance, and cost principles

• Título universitario y al menos tres años de experiencia pertinente

• Dominio obligatorio en español hablado y escrito y dominio funcional en inglés

• Un historial demostrado de trabajo exitoso con organizaciones de la sociedad civil en un papel de administración o apoyo a la gestión de subvenciones

• Experiencia en la evaluación de la responsabilidad y la solvencia de organizaciones a través de estados financieros, auditorías y otra documentación presentada en una propuesta o en apoyo de una adjudicación

• Experiencia en la redacción y gestión de subadjudicaciones basadas en el desempeño

• Conocimiento de las normas y reglamentos de la USAID y de otras entidades financiadoras en relación con subadjudicacioens, adquisiciones, cumplimiento y principios de costos

Preferred Qualifications

• Ability to design and deliver a range of training and technical assistance programs to build a full range of capacities for grant management
• Ability to problem-solve difficult issues, and to multitask with ease, adapting to frequently changing priorities
• Good negotiation and conflict-resolution skills
• Strong understanding of budgets
• Competence using common desktop applications and internal systems

• Accounting and customer relationship management software experience; Prior experience with Salesforce CRM and Serenic Navigator ERP platforms a significant advantage

• Capacidad para diseñar e impartir una gama de programas de capacitación y asistencia técnica a fin de crear una gama completa de capacidades para la gestión de subvenciones

• Capacidad para resolver problemas difíciles y realizar tareas múltiples con facilidad, adaptándose a prioridades que cambian con frecuencia

• Buenas habilidades de negociación y resolución de conflictos

• Sólida comprensión de presupuestos

• Competencia utilizando aplicaciones de escritorio comunes y sistemas internos

• Experiencia en software de contabilidad y gestión de relaciones con el cliente; la experiencia previa con las plataformas de CRM Salesforce y de ERP Serenic Navigator es una ventaja significativa

Pact is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity or expression, marital status, disability, genetic information, age, citizenship status, genetic information, matriculation, family responsibilities, personal appearance, credit information, tobacco use (except in the workplace), membership in an employee organization, or other protected classifications or non-merit factors.

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