Dominican Republic: Grants Manager

At the heart of Pact is the promise of a better tomorrow. A nonprofit international development organization founded in 1971, Pact works on the ground in nearly 40 countries to improve the lives of those who are challenged by poverty and marginalization. We serve these communities because we envision a world where everyone owns their future. To do this, we build systemic solutions in partnership with local organizations, businesses, and governments that create sustainable and resilient communities where those we serve are heard, capable, and vibrant. Pact is a recognized global leader in international development. Our staff have a range of expertise in areas including public health, capacity development, governance and civil society, natural resource management, poverty, fragile states, monitoring and evaluation, small-scale and artisanal mining, microfinance and more. This expertise is combined in Pact’s unique integrated approach, which focuses on systemic changes needed to improve people’s lives.

Department

Grants & Contracts (GRACON) - Pact exists to help create a world where those who are poor and marginalized exercise their voice, build their own solutions, and take ownership of their future. The Agreement Management department contributes to realizing this purpose by: • Supporting Pact’s vision and mission by providing innovative solutions within a compliance-oriented perspective. • Providing timely and accurate risk mitigation-focused support to the organization, with a special emphasis on successful program implementation throughout the business lifecycle for every activity, from pre-positioning, proposal development, prime award negotiation, and implementation through closeout. • Building internal capacity and champion effective knowledge management within our global community of grants and contracts practitioners.

Position Overview

Pact seeks a Grants Manager for the ACHIEVE Dominican Republic Orphans and Vulnerable Children (OVC) program. ACHIEVE is a five-year, USAID-funded global cooperative agreement with the dual objectives of attaining and sustaining HIV epidemic control among at-risk and hard to reach pregnant and breastfeeding (PBF) women, infants, children, and youth, as well as to mitigate the impact of HIV/ AIDS and prevent HIV transmission among these populations; and supporting the transition of prime funding and implementation to capable local partners in order to meet the PEPFAR goal of 70% of funding to local partners.

The OVC program in the Dominican Republic will provide targeted support to individuals of Haitian descent and their families to address barriers to care and facilitate access to key complementary services and will build the capacity of local implementing partners to design, implement and track services received in accordance with PEPFAR requirements.

Reporting to the Project Director, ACHIEVE DR, the Grants Manager will be responsible for grants management and administration to achieve project goals, working with partner organizations of all levels. S / he provides overall leadership and oversight for all aspects of related to management of subgrants. This will require close collaboration with Pact HQ to ensure compliance with Pact and funder guidelines. The Grants Manager will supervise all staff with grants and contracts functions and make frequent field visits throughout the five prioritized Provinces (Santo Domingo, Altagracia, Santiago, Puerto Plata, Valverde/Mao).

Pact está en la búsqueda de un gerente de subvenciones para el programa financiado por USAID de huérfanos y niños vulnerables (HNV) en la Republica Dominicana en el marco del proyecto global llamado ACHIEVE. ACHIEVE es un acuerdo cooperativo global financiado por USAID de 5 años de duración con los objetivos de: lograr y mantener control de la epidemia de VIH entre mujeres embarazadas y lactantes en riesgo, infantes, niños y jóvenes y para mitigar el impacto del VIH/SIDA y prevenir la transmisión del VIH entre estas poblaciones; y apoyar la distribución de recursos e implementación de actividades a socios locales capaces a lograr la meta de PEPFAR de dirigir el 70% de sus recursos a socios locales.

El programa HNV en la Republica Dominicana brindará servicios de VIH a las personas de ascendencia haitiana y sus familias para abordar las brechas del tratamiento y facilitar el acceso a servicios complementarios y fortalecerá la capacidad de socios locales para diseñar, implementar y rastrear los servicios recibidos de acuerdo con los requisitos de PEPFAR.

Reportando al Director del Proyecto ACHIEVE DR, el gerente de subvenciones prestará servicios de gestión y administración en relación con las subvenciones para el logro de las metas del proyecto, mediante el trabajo conjunto con organizaciones asociadas de todos los niveles. Esta persona liderará y supervisará de modo general todos los aspectos relacionados con la gestión de subvenciones secundarias. Esta tarea exigirá una colaboración estrecha con la casa central de Pact a fin de garantizar el cumplimiento de las pautas de Pact y del financiador. El gerente de subvenciones supervisará a todo el personal cuyas funciones estén relacionadas con las subvenciones, y realizará visitas de campo frecuentes en las provincias priorizadas (Santo Domingo, Altagracia, Santiago, Puerto Plata, Valverde/Mao).

Key Responsibilities

• Develop contract documents in compliance with funder requirements, using Pact standard templates and working closely with Pact HQ Agreement Management to execute quality subawards.
• Administer the full cycle of subaward management activities, from planning through selection, pre-award assessment, negotiation, monitoring / compliance visits, and closeout
• Use Pact’s subaward management system (Salesforce) and accounting system (Serenic Navigator) for subaward issuance and management. Ensure that all required documentation is available and stored as per Pact policy.
• Oversee budget management of project’s subaward pool and ensure accurate and timely disbursement and liquidation of subaward expenses.
• Ensure timely training of subgrantees, contractors, and Pact staff to understand and comply fully with funder requirements. Develop training materials and carry out regular trainings with partners.
• Ensure that office systems for grants are maintained and that regular reports are provided to Pact headquarters or to the funder as required
• Develop and update Country Office Subawards Manual in compliance with Pact HQ guidance
• Support closeout of awards, including preparation of final inventories, property disposition, etc.

• Work with project staff to ensure that implementation of grants and contracts follows donor requirements

• Elaborar documentos contractuales que cumplan con los requisitos del financiador; para esta tarea, usará los documentos modelo estándar de Pact y trabajará estrechamente con el equipo de la Gerencia de Contratos de la casa central de Pact para realizar adjudicaciones secundarias de calidad.

• Administrar el ciclo completo de las actividades de gestión de las adjudicaciones secundarias, desde la planificación hasta la selección, la evaluación previa a la adjudicación, la negociación, las visitas de cumplimiento/supervisión y liquidación.

• Utilizar el sistema de gestión de adjudicaciones secundarias de Pact (Salesforce) y el sistema contable (Serenic Navigator) para el otorgamiento y la gestión de las adjudicaciones secundarias. Garantizar que toda la documentación necesaria esté disponible y se conserve según la política de Pact.

• Supervisar la gestión presupuestaria del conjunto de adjudicaciones secundarias del proyecto, y garantizar el desembolso y la liquidación de los gastos relacionados con la adjudicación secundaria de modo preciso y oportuno.

• Garantizar el entrenamiento oportuno de los beneficiarios de las adjudicaciones secundarias, contratistas y el personal de Pact a fin de comprender y cumplir plenamente con los requisitos del financiador. Elaborar materiales de entrenamiento y llevar a cabo entrenamientos periódicos con los socios.

• Garantizar el mantenimiento de los sistemas de la oficina para la administración de las adjudicaciones y la presentación de informes periódicos a la casa central de Pact o al financiador, según se requiera.

• Preparar y actualizar un Manual para la asignación de adjudicaciones secundarias para la oficina del país que cumpla con las pautas de la casa central de Pact.

• Prestar apoyo en la liquidación de las adjudicaciones, incluyendo la preparación del inventario final, la enajenación de los bienes, etc.

• Trabajar junto con el personal del proyecto para garantizar que la implementación de las subvenciones y contratos cumplan con los requisitos de quien realizó la donación.

Basic Requirements

• Undergraduate degree and at least five years of relevant experience
• Mandatory proficiency in written and spoken Spanish and functional proficiency in English
• A demonstrated track record of successfully working with civil society organizations in a role administering or supporting the management of grants
• Experience assessing the responsibility and grant-worthiness of organizations through financial statements, audits, and other documentation presented in a proposal or in support of an award
• Experience drafting and managing performance-based subawards

• Knowledge of USAID and other funder rules and regulations as related to subgrants, procurement, compliance, and cost principles

• Licenciatura y experiencia mínima de cinco años en el área.

• Se requiere un dominio profesional tanto oral como escrito del idioma español y un dominio funcional del idioma inglés.

• Antecedentes demostrados de trabajo exitoso con comunidades y organizaciones de la sociedad civil en una función de administración o asistencia a la gestión de subvenciones.

• Experiencia en la evaluación de la responsabilidad e idoneidad de las organizaciones para recibir las subvenciones, a través de los estados contables, auditorías y demás documentación presentada en una propuesta o como material de respaldo en una adjudicación.

• Experiencia en la redacción y gestión de adjudicaciones secundarias, especialmente los basado en el desempeño.

• Conocimiento de la USAID y otras normas y reglamentaciones de organismos de financiación en relación con subvenciones secundarias, compras, cumplimiento y principios de costos.

Preferred Qualifications

• Proven capacity to design and deliver a range of training and technical assistance programs to build a full range of capacities for grant management
• Ability to problem-solve difficult issues, and to multitask with ease, adapting to frequently changing priorities
• Good negotiation and conflict-resolution skills
• Strong understanding of budgets
• Competence using common desktop applications and internal systems

• Accounting and customer relationship management software experience; Prior experience with Salesforce CRM and Serenic Navigator ERP platforms a significant advantage

• Capacidad demostrada para diseñar y desarrollar un abanico de programas de entrenamiento y asistencia técnica a fin de elaborar amplias opciones de capacidades para la gestión de subvenciones.

• Habilidad para resolver problemas difíciles, manejar múltiples tareas con facilidad y adaptarse al cambio frecuente de prioridades.

• Buenas habilidades de negociación y resolución de conflictos.

• Sólidos conocimientos presupuestarios.

• Competencia en el uso de aplicaciones informáticas comunes y sistemas internos.

• Tanto la experiencia en programas de contabilidad y gestión de la relación con el cliente como la experiencia previa con las plataformas de administración basada en la relación con los clientes (CRM) de Salesforce y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) de Serenic Navigator constituyen una ventaja significativa.

• Experiencia previa en la gestión de proyectos financiados por la USAID.

Pact provides equal employment opportunities to all employees and applicants for employment and prohibits discrimination and harassment of any type without regard to race, color, religion, gender, gender identity, sexual orientation, genetic information, age, national origin, marital status, disability status, political ideology, military or protected veteran status, or any other characteristic protected by applicable federal, state, or local law.

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